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正式行文是機構(gòu)對外辦事時所發(fā)文件的稱謂，它必須遵循行文規(guī)則。行文規(guī)則就是行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則，它實際上是機關(guān)單位的組織關(guān)系原則在公文運行過程中的體現(xiàn)。

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。各級行政機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。行政機關(guān)不能給軍事機關(guān)發(fā)指揮性公文，同樣，軍事機關(guān)也不能給行政機關(guān)發(fā)指揮性公文，因為它們隸屬關(guān)系不同。