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備用金是企業(yè)、機關、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項，應指定專人負責管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。

xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （借出去的現(xiàn)金）

貸：現(xiàn)金 1600（現(xiàn)金借出，現(xiàn)金減少）

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1520 （購買的辦公用品為管理費用）

現(xiàn)金 80 （借出去的現(xiàn)金未用完部分收回

貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （沖借方，結轉掉，借出去的現(xiàn)金收回，出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。）

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1780 （購買的辦公用品為管理費用）

貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600（借出去的現(xiàn)金沖銷）

現(xiàn)金 180 （還要付180元）

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。

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